Từ ngày 11/9/2026, Việt Nam chính thức thực hiện Công ước La Hay ngày 05/10/1961 về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài (Công ước Apostille).

Đây là thay đổi quan trọng đối với cá nhân, doanh nghiệp và tổ chức có nhu cầu sử dụng giấy tờ, tài liệu được cấp tại Việt Nam ở nước ngoài.

Đối với giấy tờ công thuộc phạm vi Công ước và được sử dụng tại quốc gia có quan hệ áp dụng Công ước với Việt Nam, thủ tục Apostille có thể thay thế quy trình chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự trước đây.

Tuy nhiên, Việt Nam gia nhập Công ước Apostille không có nghĩa là mọi giấy tờ Việt Nam đều chỉ cần Apostille, cũng không có nghĩa tất cả các quốc gia thành viên Công ước đều đương nhiên có quan hệ áp dụng Công ước với Việt Nam.

Việc xác định đúng thủ tục cần căn cứ vào:

Loại giấy tờ → cơ quan cấp → hình thức giấy tờ → quốc gia sử dụng → mục đích sử dụng → quan hệ áp dụng Công ước giữa các quốc gia.

Vietnam-Legal.com cung cấp dịch vụ tư vấn, kiểm tra và hỗ trợ thực hiện Apostille, chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự và các thủ tục liên quan đối với giấy tờ Việt Nam và giấy tờ nước ngoài.

Với kinh nghiệm nhiều năm xử lý hồ sơ giấy tờ quốc tế, chúng tôi ưu tiên kiểm tra đúng thủ tục trước khi thực hiện, hạn chế tình trạng khách hàng làm sai quy trình, phát sinh chi phí hoặc phải làm lại hồ sơ.

Apostille là chứng nhận theo Công ước La Hay năm 1961, được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền của quốc gia nơi giấy tờ công được cấp.

Apostille xác nhận nguồn gốc của giấy tờ công, bao gồm:

• Tính xác thực của chữ ký;
• Chức danh của người ký;
• Thẩm quyền của người ký;
• Con dấu hoặc dấu trên giấy tờ, nếu có.

Apostille không xác nhận nội dung của giấy tờ.

Ví dụ, khi một bằng tốt nghiệp của Việt Nam được cấp Apostille, Apostille xác nhận các yếu tố liên quan đến chữ ký, chức danh và con dấu của người/cơ quan có thẩm quyền trên văn bằng; Apostille không phải là việc cơ quan cấp Apostille xác nhận toàn bộ nội dung học tập hoặc giá trị chuyên môn của văn bằng.

Cơ quan tiếp nhận tại nước ngoài vẫn có thể yêu cầu:

• Bản dịch;
• Bản dịch sang ngôn ngữ của nước tiếp nhận;
• Bản gốc hoặc bản sao theo quy định;
• Xác nhận bổ sung;
• Hồ sơ bổ sung;
• Hoặc các điều kiện khác theo pháp luật của nước tiếp nhận.

Vì vậy, có Apostille không đồng nghĩa với việc mọi cơ quan nước ngoài đều bắt buộc phải chấp nhận mọi giấy tờ trong mọi mục đích sử dụng.

Trước khi Việt Nam thực hiện Công ước Apostille, một bộ giấy tờ Việt Nam sử dụng tại nhiều quốc gia thường phải trải qua quy trình chứng nhận lãnh sự tại Việt Nam và sau đó hợp pháp hóa tại cơ quan đại diện ngoại giao của quốc gia nơi giấy tờ được sử dụng.

Với những trường hợp thuộc phạm vi Công ước Apostille, quy trình được đơn giản hóa đáng kể.

Thay vì thực hiện:

Giấy tờ Việt Nam → Chứng nhận lãnh sự → Đại sứ quán/Lãnh sự quán nước sử dụng (Hợp pháp hóa lãnh sự).

có thể chuyển sang:

Giấy tờ Việt Nam → Apostille tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam → sử dụng tại nước có quan hệ áp dụng Công ước

Tuy nhiên, đây là nguyên tắc của Công ước, còn quy trình thực tế đối với từng hồ sơ vẫn cần kiểm tra yêu cầu của quốc gia và cơ quan tiếp nhận.

Đây là câu hỏi chúng tôi nhận được rất thường xuyên.

Do đó:

Không nên chỉ hỏi “Nước này có phải thành viên Apostille không?”

Câu hỏi cần đặt ra là:

“Giấy tờ này được cấp ở đâu, sẽ sử dụng ở đâu, thuộc loại giấy tờ nào và giữa hai quốc gia hiện có quan hệ áp dụng Công ước Apostille hay không?”

Đây cũng là lý do Vietnam-Legal luôn khuyến nghị kiểm tra hồ sơ trước khi khách hàng thực hiện thủ tục.

Không phải mọi tài liệu đều nằm trong phạm vi Công ước Apostille. Một số trường hợp cần đặc biệt lưu ý gồm:

Giấy tờ do viên chức ngoại giao hoặc lãnh sự lập

Các giấy tờ do viên chức ngoại giao hoặc lãnh sự lập trong quá trình thực hiện chức năng ngoại giao, lãnh sự không thuộc phạm vi áp dụng thông thường của Công ước.

Một số giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại hoặc hải quan

Công ước Apostille có ngoại lệ đối với một số loại giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại hoặc hải quan.

Do đó, với các hồ sơ thương mại, xuất nhập khẩu, hải quan, doanh nghiệp cần kiểm tra riêng trước khi xác định phương thức chứng nhận.

Giấy tờ nước ngoài không phải là giấy tờ Việt Nam

Cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam không cấp Apostille cho giấy tờ công do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp.

Giấy tờ nước ngoài muốn sử dụng tại Việt Nam cần xem xét: Apostille tại quốc gia cấp hoặc hợp pháp hóa lãnh sự, tùy trường hợp.

Một giấy tờ thuộc nhóm giấy tờ công không có nghĩa là đương nhiên được cấp Apostille.

Hồ sơ có thể gặp vấn đề nếu:

• Giấy tờ bị tẩy xóa, sửa chữa không hợp lệ;
• Có dấu hiệu giả mạo;
• Chữ ký không xác thực;
• Con dấu không xác thực;
• Chức danh hoặc thẩm quyền của người ký không phù hợp;
• Thông tin không khớp với dữ liệu/mẫu lưu tại cơ quan có thẩm quyền;
• Giấy tờ đã bị thu hồi, hủy bỏ hoặc tuyên bố vô hiệu;
• Giấy tờ được xác định cấp trái pháp luật;
• Giấy tờ thuộc trường hợp không được đưa ra nước ngoài theo quy định;
• Hồ sơ không được bổ sung đầy đủ trong thời hạn theo yêu cầu;
• Giấy tờ điện tử hoặc chữ ký số không đáp ứng điều kiện theo quy định.

Vì vậy, với những hồ sơ quan trọng hoặc cần sử dụng gấp, kiểm tra trước khi nộp có thể giúp tránh việc phải đi lại và làm lại giấy tờ.

Theo quy định hiện hành, chứng nhận Apostille tại Việt Nam được thực hiện bởi cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam theo Nghị định 293/2026/NĐ-CP là:

• Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao
• Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh

Vietnam-Legal.com không phải là cơ quan cấp Apostille.

Chúng tôi là đơn vị cung cấp dịch vụ tư vấn và hỗ trợ khách hàng thực hiện thủ tục.

Vai trò của chúng tôi là:

Kiểm tra giấy tờ → xác định thủ tục → hướng dẫn/chuẩn bị hồ sơ → hỗ trợ thực hiện thủ tục → nhận và bàn giao kết quả.

Chứng nhận Apostille chính thức luôn luôn phải do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp.

Không.

Công chứng và Apostille là hai thủ tục hoàn toàn khác nhau.

Công chứng liên quan đến việc công chứng viên chứng nhận theo quy định của pháp luật về công chứng.

Apostille xác nhận nguồn gốc của giấy tờ công thông qua chữ ký, chức danh/thẩm quyền và con dấu/dấu trên giấy tờ.

Một hồ sơ có thể cần công chứng trước khi thực hiện Apostille, nhưng không phải trường hợp nào cũng như vậy.

Vì thế, không nên tự động công chứng tất cả giấy tờ trước khi kiểm tra yêu cầu.

Không.

Từ ngày 11/9/2026, Việt Nam áp dụng Công ước Apostille nhưng hợp pháp hóa lãnh sự vẫn tiếp tục tồn tại.

Thủ tục Apostille và thủ tục chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự có thể cùng tồn tại vì:

• Không phải mọi quốc gia đều có quan hệ áp dụng Công ước với Việt Nam;
• Không phải mọi loại giấy tờ đều thuộc phạm vi Công ước;
• Có những giấy tờ thuộc trường hợp ngoại lệ;
• Một số quan hệ giữa các quốc gia có thể chịu sự điều chỉnh bởi quy định hoặc điều ước quốc tế khác.

Vì vậy, câu hỏi đúng không phải là:

“Từ năm 2026 còn hợp pháp hóa lãnh sự nữa không?”

mà là:

“Hồ sơ cụ thể của tôi thuộc cơ chế Apostille hay vẫn phải thực hiện chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự?”

Không nên hiểu như vậy.

Đây là một trong những điểm dễ gây nhầm lẫn nhất kể từ khi Việt Nam thực hiện Công ước.

Một quốc gia có thể là thành viên Công ước Apostille nhưng quan hệ áp dụng Công ước giữa quốc gia đó và Việt Nam vẫn cần được kiểm tra riêng.

Cơ chế của Công ước có quy định về phản đối việc gia nhập của quốc gia mới gia nhập. Vì vậy, không thể chỉ lấy danh sách tất cả thành viên Công ước rồi kết luận rằng:

“Việt Nam Apostille được cho tất cả các nước trong danh sách này.”

Đặc biệt, tình trạng quan hệ áp dụng giữa Việt Nam và từng quốc gia cần được kiểm tra theo thông tin cập nhật tại thời điểm thực hiện hồ sơ.

Đây là một trong những lý do quan trọng nhất để khách hàng kiểm tra hồ sơ trước khi thực hiện.

Apostille giúp giấy tờ thuộc phạm vi Công ước được miễn thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại nước tiếp nhận trong quan hệ áp dụng Công ước.

Tuy nhiên, Apostille không thay thế các yêu cầu về nội dung hồ sơ của cơ quan tiếp nhận.

Ví dụ, cơ quan tiếp nhận có thể vẫn yêu cầu:

• Dịch sang ngôn ngữ địa phương;
• Bản dịch được chứng thực;
• Bản gốc;
• Bản sao;
• Giấy tờ còn trong thời hạn nhất định;
• Xác nhận bổ sung;
• Hồ sơ chuyên ngành.

Vì vậy, trước khi thực hiện Apostille, chúng tôi thường khuyến nghị khách hàng cho biết cơ quan nào sẽ nhận giấy tờ và dùng giấy tờ cho mục đích gì.

Điều này đặc biệt quan trọng đối với:

• Du học;
• Định cư;
• Kết hôn;
• Xin việc;
• Xin giấy phép;
• Hồ sơ visa;
• Thành lập doanh nghiệp;
• Đầu tư;
• Giao dịch thương mại;
• Hồ sơ tòa án.

Vietnam-Legal.com có nhiều năm kinh nghiệm tư vấn, hỗ trợ thực hiện chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự cho giấy tờ, tài liệu Việt Nam và giấy tờ quốc tế.

Với Apostille, chúng tôi không chỉ tiếp nhận giấy tờ để đi chứng nhận mà tập trung vào bước quan trọng hơn:

XÁC ĐỊNH ĐÚNG THỦ TỤC TRƯỚC KHI THỰC HIỆN

Khách hàng gửi cho chúng tôi:

1. Bản scan/chụp giấy tờ
2. Quốc gia nơi sẽ sử dụng
3. Mục đích sử dụng
4. Yêu cầu của cơ quan tiếp nhận nếu có

Chúng tôi kiểm tra:

• Giấy tờ có thuộc phạm vi Apostille hay không;
• Có cần công chứng/chứng thực trước không;
• Có cần xác nhận của cơ quan khác không;
• Có thể Apostille trực tiếp hay cần xử lý giấy tờ trước;
• Quốc gia sử dụng có quan hệ áp dụng Công ước với Việt Nam không;
• Có yêu cầu đặc biệt nào từ cơ quan tiếp nhận hay không.

Sau đó mới xác định:

Apostille / Chứng nhận lãnh sự / Hợp pháp hóa lãnh sự / Thủ tục khác.

QUY TRÌNH DỊCH VỤ

Bước 1 – Tiếp nhận hồ sơ

Khách hàng gửi bản scan/chụp giấy tờ và thông tin nơi sử dụng.

Bước 2 – Kiểm tra

Chúng tôi kiểm tra loại giấy tờ, cơ quan cấp, hình thức, chữ ký, con dấu và các điều kiện liên quan.

Bước 3 – Xác định thủ tục

Tư vấn khách hàng thủ tục phù hợp:

Apostille hoặc chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự.

Bước 4 – Báo phí và thời gian

Khách hàng được thông báo trước về:

• Phí dịch vụ;
• Lệ phí nhà nước nếu có;
• Chi phí dịch thuật/công chứng nếu cần;
• Chi phí chuyển phát nếu có;
• Thời gian dự kiến.

Bước 5 – Thực hiện

Vietnam-Legal hỗ trợ khách hàng thực hiện các bước trong phạm vi dịch vụ đã thống nhất.

Bước 6 – Kiểm tra và bàn giao

Kết quả được kiểm tra trước khi bàn giao hoặc gửi tới địa chỉ khách hàng yêu cầu.

Trong nhiều năm xử lý hồ sơ quốc tế, chúng tôi nhận thấy phần khó nhất không phải lúc nào cũng là “đi xin một con dấu”.

Vấn đề thường nằm ở việc xác định đúng quy trình ngay từ đầu.

Một hồ sơ có thể gặp tình trạng:

• Giấy tờ không đúng loại;
• Sai hình thức bản sao;
• Thiếu xác nhận;
• Chữ ký/con dấu không phù hợp;
• Đã làm một bước nhưng sai thứ tự;
• Tưởng rằng được Apostille nhưng thực tế phải hợp pháp hóa lãnh sự;
• Apostille đúng nhưng chưa đáp ứng yêu cầu của cơ quan tiếp nhận;
• Dịch thuật không đúng yêu cầu;
• Hồ sơ đã làm xong nhưng phải thực hiện lại.

Vì vậy, thay vì:

“Làm trước – bị trả – tìm cách sửa sau”

chúng tôi khuyến nghị:

“Kiểm tra trước – xác định đúng thủ tục – thực hiện một lần theo đúng yêu cầu.”

Đây cũng là giá trị chính của dịch vụ tư vấn, hỗ trợ thủ tục hồ sơ quốc tế của Vietnam-legal.com